Mensagem de Ausência
🧩 A Mensagem de Ausência é uma resposta automática pessoal que atua como o seu "secretário virtual" enquanto você está longe do computador (em horário de almoço, reunião ou fim de expediente). Ela é acionada exclusivamente para os clientes que já estão em atendimento com você.
☑️ Gestão de Expectativas: Evite que o cliente fique frustrado achando que foi ignorado. Informe que você está ausente e dê uma estimativa de retorno.
☑️ Profissionalismo: Mantenha um padrão de excelência no atendimento, garantindo que nenhuma mensagem fique sem um retorno imediato.
☑️ Autoatendimento: Aproveite o texto de ausência para enviar um link de uma central de ajuda (FAQ) ou um vídeo explicativo para o cliente ir adiantando a solução.
Resumo Prático
➡️ Em Perfil, configure sua Mensagem de Ausência.
➡️ Sempre que precisar sair altere seu Status para ausente.
➡️ A mensagem é enviada sempre que estiver ausente, e receber uma mensagem de um cliente onde você é o atendente.
Para utilizar esse recurso, primeiro você deixa o texto pronto (gravado no seu perfil) e, no dia a dia, apenas "liga e desliga" o seu status.
Configurar Mensagem de Ausência
No canto superior direito da plataforma, clique no ícone de "pessoa" e selecione a opção Perfil.
No campo Mensagem de Ausência defina uma mensagem a ser enviada a cada interação do cliente com um ticket que esse perfil seja o atendente.
Mensagem de Ausência:
Sugestão de Ouro: "Olá! No momento estou em horário de almoço (ou ausente), mas retorno em breve. Se for urgente, por favor, deixe os detalhes abaixo ou acesse nossa central de ajuda em: [seu link]".
Para finalizar, clique em Salvar.
Alterar Status do Perfil
Use o botão de Status para avisar o sistema que você saiu:
No canto superior direito da plataforma, altere seu status para Ausente.
A partir deste momento, quando um cliente que está em seu atendimento enviar uma mensagem, receberá a resposta automática configurada.
Dúvidas Comuns
Essa mensagem é enviada para clientes novos que acabaram de chamar no WhatsApp? Não. A sua Mensagem de Ausência pessoal só é disparada dentro dos tickets em que você já é o atendente responsável.
A mensagem é enviada toda vez que o cliente mandar um texto? Sim. Enquanto o seu status estiver como "Ausente", o sistema enviará a resposta automática a cada nova interação do cliente naquele ticket. Por isso, é importante voltar o status para "Online" assim que você retornar ao computador.
Erros Comuns
Esquecer de voltar o status para "Online": É o erro mais clássico. O atendente volta do almoço, começa a responder os clientes manualmente, mas esquece o status no "Ausente". Resultado: a cada mensagem que o cliente envia conversando com o atendente, o robô dispara a mensagem de ausência no meio da conversa, gerando confusão.
Mensagem engessada ou sem previsão de volta: Escrever apenas "Estou ausente". O cliente não sabe se você foi tomar um café de 5 minutos ou se saiu de férias por 15 dias. Seja claro na sua mensagem para tranquilizar quem está do outro lado da tela.
Achar que o Status de Ausência fecha o ticket: Mudar o status para Ausente não finaliza o atendimento nem devolve o cliente para a fila. O ticket continua na sua aba "Atendendo", aguardando o seu retorno.